| Macam - Macam Surat | Sebelum Anda mengenal surat dinas lebih jauh, mari kita mengenal macam-macam surat terlebih dahulu!
a.
b.
c.
Tahukah Anda, apakan nama alat komunikasi yang ditampilkan di atas?Ya, betul.
Alat komunikasi tersebut dinamakan surat. Pasti Anda pernah berkirim surat kepada orang lain, entah itu kepada teman, orang tua, atau kepada guru Anda di sekolah.
Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Biasanya seseorang mengirim surat melalui jasa pos dengan menggunakan amplop dan membubuhkan perangko yang sesuai.
Namun, zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail). Supaya Anda lebih memahami hal-hal yang berhubungan dengan surat, bacalah uraian berikut ini! Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Dalam mencari teman, seseorang memiliki kriteria tertentu yang dapat dijadikan sebagai patokan. Nah! Seperti itu pula dalam membuat sebuah surat. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini, yaitu - Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika.
- Menarik, padat, dan jelas.
- Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu: - Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
- Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
- Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
- Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
- Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Sekarang Anda sudah mengetahui fungsi surat. Seperti halnya manusia yang memiliki jenis kelamin laki-laki dan perempuan, surat pun memiliki beberapa jenis, yaitu: 1. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang, baik kepada perorangan juga maupun kepada organisasi/lembaga. 2. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. 3. Surat Dagang/NiagaAlat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang/berhubungan dengan kegiatan dagang.
Nah, bisakah Anda menentukan apa nama jenis surat pada contoh (a), (b), dan (c) pada awal tampilan? | | | | Macam - Macam Surat Dinas | Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat. Syarat sebuah surat dinas: - Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
- isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
- bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
- harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan,
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.
a. Surat Undangan Rapat Dinas b. Surat Permohonan c. Surat Edaran
| | | | Sistematika Surat |
Anda telah mengetahui bahwa surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Salah satu perbedaannya terletak pada sistematika surat. Berikut ini adalah sistematika surat dinas dan contoh surat dinas serta sistematikanya. kepala surat tanggal surat nomor surat lampiran hal/perihal alamat yang dituju alinea pembuka alinea isi alinea penutup identitas penulis surat pengesahan pihak berwenang tembusan
Perhatikan contoh surat dinas berikut!
Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas 1. Kepala Surat Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
2. Tanggal Surat Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.
4. Lampiran Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.
5. Hal Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.
6. Alamat yang dituju Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
7. Alinea pembuka Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.
8. Alinea isi Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
9. Alinea penutup Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.
10. Identitas penulis surat Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).
11. Pengesahan pejabat berwenang Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.
12. Tembusan Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.
| | | | Membandingkan Surat Dinas dan Surat Pribadi | Coba perhatikan kedua surat di bawah ini!
Surat Pribadi
Surat Dinas
Anda sudah mengetahui bahwa surat dinas disebut juga surat resmi yang berhubungan dengan instansi pemerintah, sedangkan surat pribadi dikirimkan oleh seseorang sebagai individu dan tidak mewakili sebuah instansi. Berikut ini adalah persamaan dan perbedaan surat dinas dengan surat pribadi! Persamaan surat dinas dan surat pribadi - Memiliki sistematika surat
- terdapat tanggal surat, perihal, dan alamat yang dituju
- ada alinea pembuka, isi, dan penutup
- ada yang menandatangani atau yang bertanggung jawab
| | |
| |
0 komentar:
Posting Komentar